El arte de saber decir que NO: cómo priorizar correctamente en producto

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En esencia, la priorización de ideas, tareas o problemas por resolver, no es tanto una cuestión de saber qué hacer, sino más bien de saber qué NO hacer.

Determinar los límites en cuánto a qué es relevante para el negocio y qué no es una responsabilidad fundamental de todo Product Manager.

Permite guiar mejores conversaciones estratégicas y llegar a acuerdos más rápidos.

La cuestión es que, para llegar a este punto, es muy probable que debas decir que “NO” a muchas otras ideas, a menudo propuestas bien intencionadas que tienen su razón justa.

Más precisamente, tendrás que haberle dicho NO a:

• Stakeholders importantes.
• Referentes o líderes de área.
• Colegas de tu equipo
• Clientes.
• Tu propio jefe.

Es normal que esto resulte incómodo. Después de todo, el rechazo sí puede generar cierta fricción entre ambas partes.

Más allá de objetivos compartidos, la realidad es que cada persona también persigue sus propias metas y tiene sus expectativas acerca del desarrollo de un producto.

Y cuando estos intereses entran en conflicto, puede darse una situación de “tira y afloja” un tanto complicada.

Ahora bien, para lidiar mejor con esto, hay una verdad que debes saber:

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El contexto en el que el “NO” es entregado influye significativamente en cómo se recibe.

La efectividad en tu mensaje va a depender de una serie de factores que como Product Manager debes saber leer muy bien, para asegurar que tu mensaje sea comprendido.

Algunos factores que condicionan la receptividad del “NO” como respuesta son:

• Una cultura organizacional que penaliza la comunicación abierta.
• La naturaleza de la relación con el stakeholder y la influencia/poder que ejerce.
• El nivel de evidencia sobre la mesa para tomar una decisión informada.
• La relación construida con la otra persona e interacciones pasadas.
• Una situación de crisis o cambio que vuelva más susceptibles a tus stakeholders.

Por tal razón, es prácticamente imposible aplicar siempre el mismo conjunto de consejos en cada situación donde se deba decir que “NO” para poder priorizar correctamente.

Todo Product Manager debe ser, ante todo, un gran conocedor del contexto en el que se mueve.

Y en base a ello, definir cuál es el mejor curso de acción.

Cómo decir que “SÍ” a todo no es una solución viable (no hay recursos ilimitados, con lo que ciertamente habrá un importante costo de oportunidad), veamos a continuación algunas claves para saber decir que “NO” sin fracasar en el intento.

Aquí vamos 👇🏼

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1) Aporta claridad y contexto.

Al explicar cómo un pedido o idea se alinea con la estrategia de producto, prioridades y objetivos actuales, ayuda a los stakeholders a comprender la big picture y saber porque no es conveniente avanzar con ciertas iniciativas ahora.

Por otro lado, ser honesto sobre las capacidades de tu equipo (qué pueden hacer ahora y qué no) es fundamental para construir relaciones saludables y de confianza.

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2) Practica la escucha activa y comunicación asertiva

La escucha activa implica otorgar atención completa al pedido de la otra persona, mostrándole que entiendes su perspectiva sin hacer ningún tipo de juicio. De esta manera, tu stakeholder se sentirá escuchado y valorado.

Además, tu interés por saber más acerca de las ideas o problemas que traen, por ejemplo al hacer preguntas, ayuda enormemente a cómo se recibe un “NO” después, debido a que hubo un interés genuino del otro lado.

Por último, la comunicación empática y asertiva refleja el modo en el que se dicen las cosas. Tu mensaje, ante todo, debe respetar los sentimientos y puntos de vista de tus stakeholders, y sostener un tono positivo y abierto a la conversación (pero sin titubear, la asertividad aquí es clave también, debes expresarte con confianza para establecer credibilidad).

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3) Replantea la conversación.

En lugar de que la conversación se reduzca a un simple escenario de “SÍ/NO”, explora mejor los distintos cursos de acción que se pueden tomar.

Por ejemplo, al hacer preguntas puedes indagar mejor en la propuesta del stakeholder, y fomentar un dialogo más constructivo al explorar su pedido en un contexto más amplio al de tus objetivos de producto. Busca entender sus motivaciones y releva otras potenciales soluciones en caso de que sea necesario.

Además, recuerda que un “NO” no necesariamente significa nunca, sino no ahora.

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4) Trae objetivos y evidencia a la mesa.

Al basar tus decisiones en evidencia, datos y métricas, tendrás la credibilidad que necesitas para que tu negativa a avanzar ahora con una idea tenga entendimiento y apoyo por el resto del equipo.

Si hay algo que molesta mucho, es la arbitrariedad y la falta de un proceso racional. Por lo tanto, mientras te remitas a hechos concretos (datos del negocio, análisis de entrevistas e investigación de usuarios, etc) y te alinees a los objetivos y estrategia de producto, estarás bien.

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5) Documenta y comparte tu proceso de decisión.

Incluso si has hablado a partir de hechos y datos específicos, quizás sea conveniente justificar tu decisión al compartir mayor detalle sobre cómo llegaste a ella.

Por ejemplo, qué factores tuviste en consideración al evaluar el atractivo de la idea, qué interpretación le diste a la evidencia y datos que analizaste y a quiénes involucraste en el proceso de decisión y cuál fue su aporte.

Este punto puede ser especialmente importante para decisiones importantes, donde un “NO” necesita ser justificado con mayor precisión.

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6) Ofrece soluciones alternativas.

Por último, algo que en lo personal me ha ayudado mucho, fue la negociación de posibles soluciones alternativas ante la imposibilidad del llevar a cabo de una idea propuesta.

En línea con el punto 3, no tiene porque haber un “NO” absoluto. Se puede ofrecer al stakeholder una solución que, al menos por un tiempo, resuelva su necesidad o preocupación mientras tu equipo de producto sigue enfocado en lo prioritario.

Al abordar la conversación con un enfoque proactivo y colaborativo, idear alternativas temporales demuestra un compromiso genuino en querer encontrar resultados que beneficien a ambas partes.

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7) Saber que NO hacer al decir que NO.

Por último, es clave que tengas bien en claro que tipo de prácticas o conductas no debes llevar a cabo con clientes, stakeholders y otros colegas al momento de rechazar sus ideas o problemas. Aquí van algunas a tener en cuenta:

• Utilizar un lenguaje negativo y hostil (lógicamente).
• Confundir asertividad con autoridad, y tener un tono predominantemente autoritario.
• Ser inflexible ante la posibilidad de abordar la idea de distintas maneras.
• No reconocer el esfuerzo de quiénes traen hacia voz sus ideas o propuestas.
• Comportamientos evasivos y transferir la responsabilidad del “no” hacia otra persona.
• Sobre-confianza en los datos cuantitativos, sin tener más contexto que ese.
• Falta de transparencia e interés genuino en la conversación.
• Sobre-prometer, decir que “Sí” inicialmente para evitar conflicto, y luego ir hacia atrás.

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En resumen…

Priorizar acordemente en base a las necesidades del negocio es parte del ejercicio del día a día del Product Manager.

Si bien se puede valer de múltiples herramientas, como la matriz impacto/esfuerzo para organizar la importancia estratégica de distintas iniciativas, lo cierto es que, en tal caso, se estaría priorizando sobre una base muy grande de ideas, algunas de las cuáles quizás no tengan sentido estar en la mesa de discusión.

En relación a esto, una vez leí que: “Cuando se tiene en claro que es lo que NO hay que hacer, lo que es prioritario se vuelve obvio a la vista”.

Y no pienso distinto.

Priorizar implica enfrentar escenarios que pueden ser incómodos si no se abordar efectivamente, ya que suele haber intereses y convicciones personales en conflicto.

Por eso mismo, es fundamental saber cómo llevar bien estas conversaciones para así alinear mejor al equipo en ver únicamente lo que sí importa.

Espero que los consejos te resulten útiles en tu día a día.

¡Muchos éxitos!